REGULAMIN KONTROLI ZARZĄDCZEJ I ZARZĄDZANIA RYZYKIEM
w Centrum Usług Wspólnych w Brześciu Kujawskim
Definicja kontroli zarządczej i jej cele
§ 1
- Kontrola zarządcza to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań Centrum w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny, terminowy.
- Najistotniejszym elementem kontroli zarządczej w Centrum jest system wyznaczania celów wraz z zarządzaniem ryzykiem oraz monitorowanie stopnia realizacji celów.
- Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:
- zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;
- skuteczności i efektywności działania i realizacji zadań, w tym w szczególności oszczędnego i efektywnego wykorzystywanie zasobów majątkowych i ludzkich;
- wiarygodności sprawozdań;
- ochrony zasobów, w tym zabezpieczenia składników majątku przed zniszczeniem, utratą i defraudacją oraz danych osobowych i informacji niejawnych;
- przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;
- efektywności i skuteczności przepływu informacji dla zapewnienia osobom zarządzającym i pracownikom informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków oraz skutecznej komunikacji zewnętrznej;
- zarządzania ryzykiem dla zwiększenia prawdopodobieństwa osiągnięcia celów i realizacji zadań poprzez zapobieganie niekorzystnym zjawiskom w działalności Centrum, wskazanie sposobu i środków zapobiegających powstawaniu nieprawidłowości, jak również umożliwienie likwidacji nieprawidłowości.
§ 2
- Zasady określone w Kodeksie Etyki Pracowników Centrum Usług Wspólnych w Brześciu Kujawskim są przestrzegane przez pracowników Centrum.
- Zarządzenie dyrektora wprowadzające Kodeks Etyki, o którym mowa w ust. 1, określa sposób reagowania na zachowanie nieetyczne pracownika Centrum.
§ 3
- Rekrutacja pracowników Centrum przebiega w taki sposób, aby zapewnić wybór najlepszego kandydata.
§ 4
- Kwalifikacje pracowników samorządowych zatrudnionych w Centrum określa ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (tekst jednolity Dz.U. z 2018 r., poz.1260) oraz rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 15 maja 2018 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (tekst jednolity Dz. U. z 2014, poz.936).
§ 5
- Pracownicy Centrum mają obowiązek uczestniczenia w szkoleniach podwyższających ich kompetencje i umiejętności.
§ 6
- Regulamin organizacyjny Centrum określa w szczególności:
- szczegółowe zakresy obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników Centrum.
- szczegółową organizację wewnętrzną dostosowaną do realizowanych przez Centrum celów oraz systemem podległości służbowej.
- Każdy pracownik Centrum posiada sformułowany na piśmie zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności, przyjęty potwierdzonym podpisem pracownika.
§ 7
- Delegowanie uprawnień w Centrum odbywa się na zasadach określonych w Regulaminie organizacyjnym.
- Upoważnienia i pełnomocnictwa nadawane są w sposób:
- jednoznacznie wskazujący zakres i termin obowiązywania uprawnienia;
- uwzględniający odpowiedni poziom uprawnienia do wagi podejmowanych decyzji.
§ 8
- Misją Centrum Usług Wspólnych w Brześciu Kujawskim jest zgodne z prawem, rzetelne, sprawne i fachowe wspieranie oraz świadczenie usług na rzecz jednostek obsługiwanych w zakresie zadań powierzonych.
- Celem zarządzania ryzykiem jest zapewnienie mechanizmów identyfikowania ryzyka zagrażającego realizacji celów Centrum w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, określanie jego skutków oraz podejmowanie adekwatnych środków zaradczych w celu minimalizacji ryzyka.
§ 9
Etapy zarządzania ryzykiem w Centrum:
- Ustalenie listy celów i zadań:
- strategicznych - przewidzianych do realizacji w okresie nie krótszym niż rok,
- operacyjnych - realizowanych na bieżąco.
- Wyznaczenie osób odpowiedzialnych za realizację konkretnych celów i zadań;
- Identyfikacja ryzyka, tj. ustalenie zdarzeń niepewnych, uznawanych za ryzykowne, towarzyszących realizacji konkretnych celów i zadań;
- Analiza zidentyfikowanego ryzyka polegająca na określeniu prawdopodobieństwa jego wystąpienia i możliwych jego skutków przy realizacji konkretnych celów i zadań;
- Określenie akceptowalnego poziomu istotności ryzyka w odniesieniu do każdego z realizowanych celów i zadań;
- Określenie działań, które należy podjąć w celu ograniczenia danego ryzyka do akceptowalnego poziomu;
- Monitorowanie realizacji celów i zadań;
- Prowadzenie Rejestru ryzyka oraz Rejestru odstępstw od norm oraz procedur (forma papierowa i elektroniczna);
- Ocena zrealizowanych celów i zadań.
§ 10
1. Analiza zidentyfikowanego ryzyka polega na oszacowaniu:
- Prawdopodobieństwa jego wystąpienia (Prawdopodobieństwo) - ocena punktowa w skali: 1-5;
- Skutku, jaki będzie miało ewentualne jego wystąpienie (Skutek) - ocena punktowa w skali: 1-5.
1. Sposób oceny prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka:
| Prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka | Ilość ryzyka | Przesłanki |
| bardzo wysokie | 5 | przewiduje się, że zdarzenie objęte ryzykiem, zdarzy się wielokrotnie, |
| wysokie | 4 | przewiduje się, że zdarzenie objęte ryzykiem, zdarzy się kilkakrotnie, |
| Średnie | 3 | przewiduje się, że zdarzenie objęte ryzykiem, zdarzy się rzadko, |
| niskie | 2 | przewiduje się, że zdarzenie objęte ryzykiem, zdarzy się sporadycznie, |
| znikome | 1 | przewiduje się, że zdarzenie objęte ryzykiem, zdarzy się raz lub nie zdarzy się w ciągu roku. |
2. Sposób oceny skutku (wpływu) ryzyka :
| Skutek wystąpienia ryzyka (wpływ)* | Ilość punktów | Przesłanki |
|---|---|---|
|
katastrofalny |
5 | - niezgodność z przepisami prawa skutkująca naruszeniem kodeksu karnego, lub/i - olbrzymie zakłócenie pracy (zagrożenia spowodują brak zachowania ciągłości procesów działania, utrzymania funkcjonalności systemów niezbędnych do wykonywania podstawowych celów), lub/i - brak odpowiednich mechanizmów kontrolnych, bądź istniejące mechanizmy okazują się nieskuteczne, lub/i - bardzo wysokie zagrożenie związane z utratą dobrego wizerunku, lub/i - oddziaływanie na terenie całego kraju, lub/i - zagrożenie życia ludzi, lub/i - strata powyżej 10% budżetu, lub/i - utrata znacznego majątku. |
|
poważny |
4 | - niezgodność z przepisami prawa, stanowiąca naruszenie dyscypliny finansów publicznych, lub/i - poważne zakłócenia pracy (mogą doprowadzić do niewykonania celu cyklicznie, stałe zagrożenie), lub/i - niska skuteczność istniejących mechanizmów kontrolnych, lub/i - wysokie zagrożenie utraty dobrego wizerunku, lub/i - zagrożenie zdrowia ludzi, lub/i - finansowe - strata od 5 do 10% budżetu. |
|
średni |
3 | - niezgodność z przepisami prawa, lub/i - średnie zakłócenia pracy (zagrożenie nie osiągnięcia zakładanego celów), lub/i - istniejące mechanizmy kontrolne tylko w pewnym stopniu mogą ograniczyć skutki ewentualnych zakłóceń, lub/i - średnie zagrożenie utraty dobrego wizerunku, ograniczone do skali gminy, lub/i - finansowe - strata od 3 do 5% budżetu. |
|
mały |
2 | - niezgodność z regulacjami wewnętrznymi (postanowieniami umów)lub/i - małe zakłócenia pracy (ewentualne utrudnienia w realizacji celu niemające wpływu na osiągnięcie celów), niemające wpływu na osiągnięcie celu), lub/i - istniejące mechanizmy kontrolne powinny ograniczyć skutki ewentualnych zakłóceń, lub/i - małe zagrożenie utraty dobrego wizerunku, ograniczone do skali biura/jednostki, lub/i - finansowe - strata od 1 do 3% budżetu. |
|
nieznaczny |
1 | - niezgodność z regulacjami wewnętrznymi, lub/i - nie występuje zagrożenie utraty dobrego wizerunku, lub/i - ewentualne zakłócenia nie mają wpływu na realizację i osiąganie celów, lub/i - ewentualne skutki neutralizowane przez istniejące mechanizmy kontrolne, lub/i - finansowe – nie przewiduje się straty finansowej, dodatkowych kosztów – bądź nieznaczne do 1% budżetu. |
- Przy ocenie skutków należy wziąć pod uwagę zarówno skutki finansowe jak i niefinansowe, np.: utratę reputacji, konsekwencje prawne, utratę szansy zrealizowania ważnego dla Centrum przedsięwzięcia, opóźnienie w realizacji, obniżenie jakości pracy i inne.
- Punktową istotność ryzyka (Istotność) występującego przy realizacji danego celu lub zadania określa się według wzoru: Istotność = Prawdopodobieństwo x Skutek
- Mapa istotności ryzyka:
| PRAWDOPODOBIEŃSTWO |
5 b. wysokie 81-100 %
| 5 | 10 | 15 | 20 | 25 | |
|
4 wysokie 61-80 %
| 4 | 8 | 12 | 16 | 20 | ||
|
3 średnie 41-60 %
| 3 | 6 | 9 | 12 | 15 | ||
|
2 niskie 21-40 %
| 2 | 4 | 6 | 8 | 10 | ||
|
1 znikome 0-20 %
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ||
|
|
| 1 nieznaczny | 2 mały | 3 średni | 4 poważny | 5 katastrofalny |
|
|
|
| SKUTKI WYSTĄPIENIA (WPŁYW) | |||||
- Poziomy Istotności ryzyka:
- Ryzyka usytuowane na kolorze zielonym (istotność do 4 pkt) można uznać za niskie i tolerować
- Ryzyka usytuowane na kolorze żółtym (istotność od 5 do 12 pkt) można uznać za średnie i - wskazując ich właścicieli - należy je stale monitorować sprawdzając, czy nie przekroczą granicy ryzyka wysokiego
- Ryzyka usytuowane na kolorze czerwonym (istotność od 15 pkt wzwyż) należy uznać za wysokie i skutecznie nimi zarządzać wskazując ich właścicieli i przewidując dla nich efektywne mechanizmy kontrolne
- Akceptowalny poziom istotności ryzyka ustala się indywidualnie w odniesieniu do każdego celu/zadania.
§ 12
- Dla każdego zidentyfikowanego i poddanego analizie ryzyka, jego właściciel wskazuje jedną z poniższych reakcji:
- Akceptacja (tolerowanie) - oznacza, że nie podejmuje się żadnych działań zaradczych, ale rozumie ewentualne skutki zdarzenia i świadomie godzi się na nie (np.: możliwość przeciwdziałania jest ograniczona lub koszt przeciwdziałania przewyższa potencjalne korzyści),
- Przeniesienie (dzielenie się) - częściowe lub całkowite przeniesienie ryzyka na inny podmiot,
- Zakończenie (unikanie, likwidacja ryzyka) - niepodejmowanie lub zaprzestanie działania narażającego na ryzyko,
- Zmniejszenie (działanie, ograniczanie) - podjęcie działań zaradczych, które doprowadzić mają do likwidacji lub ograniczenia ryzyka do akceptowalnego poziomu.
Decyzja odnośnie reakcji na ryzyko powinna być podejmowana z uwzględnieniem, z jednej strony potencjalnych kosztów, które wiążą się z jego ograniczaniem, z drugiej zaś potencjalnych korzyści, które wynikają z podjęcia ryzyka.
Wykaz obszarów działania Centrum (podlega aktualizacji bez konieczności zmiany niniejszego regulaminu) określa załącznik Nr 1 do niniejszego regulaminu.
§ 13
- Monitorowanie ryzyka jest procesem ciągłym i polega na okresowym przeglądzie
wszystkich rodzajów ryzyka, w celu określenia czy w trakcie realizacji celów i zadań ich punktowe oceny w zakresie istotności uległy zmianie.
- Odstępstwa od norm oraz procedur ujawnione w trakcie realizacji celów i zadań poddawane są identyfikacji oraz analizie celem podjęcia odpowiednich działań zaradczych.
- Odstępstwa, o których mowa w ust. 2, podlegają bieżącemu rejestrowaniu.
- Przed przystąpieniem do działań mających na celu ograniczenie ryzyka należy rozważyć:
- Jakie działania są konieczne do podjęcia;
- Jaki poziom ryzyka należy osiągnąć po podjęciu działań zaradczych;
- Jakie mechanizmy należy wdrożyć;
- Jakie są koszty wprowadzenia mechanizmów kontrolnych;
- Czy wdrożenie mechanizmów kontrolnych jest możliwe.
- Pracownicy Centrum podejmują na bieżąco działania zaradcze w odniesieniu do ryzyka wynikającego z odstępstw od obowiązujących procedur.
§ 14
1. Realizacja celów i zadań podlega ocenie uwzględniającej kryteria: oszczędności, efektywności i skuteczności.
§ 15
1. Za dokumentowanie analizy ryzyka, a w szczególności prowadzenie Rejestru ryzyka dla wyznaczonych celów i zadań oraz Rejestru odstępstw od norm i procedur odpowiada dyrektor Centrum.
2. Wzory Rejestrów, o których mowa w ust. 1, stanowią załączniki Nr 3a-3e oraz 4a do niniejszego regulaminu.
§ 16
- Wewnętrzna dokumentacja systemu kontroli zarządczej jest tworzona w wyniku przestrzegania norm określonych w procedurach wewnętrznych, instrukcjach, wytycznych, zakresach obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników oraz innych dokumentach wewnętrznych. Dokumentacja powinna być spójna i dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna.
§ 17
- Kadra kierownicza Centrum zapewnia odpowiedni nadzór nad realizacją zadań przez pracowników.
- Celem nadzoru, o którym mowa w ust. 1, jest realizacja zadań w sposób oszczędny, efektywny i skuteczny.
§ 18
- Kontrolę finansową sprawuje dyrektor Centrum oraz pracownicy, którzy przejęli obowiązki w zakresie gospodarki finansowej na podstawie art. 53 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 roku poz. 869 t.j.).
- Kontrola finansowa, jako część systemu kontroli zarządczej, obejmuje:
- zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków;
- badanie i porównywanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobierania i gromadzenia środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych;
- prowadzenie gospodarki finansowej.
- Do przeprowadzenia wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych, których konsekwencją jest dokonanie wydatków ze środków publicznych, zobowiązani są:
- dyrektor Centrum, który przez kontrolę na etapie wstępnym i bieżącym, realizuje bieżącą kontrolę zarządczą gospodarki finansowej,
- pracownicy odpowiedzialni za merytoryczne realizowanie zadań oraz inne upoważnione osoby.
- Wstępna ocena celowości planowanych zobowiązań i wydatków inwestycyjnych dokonywana jest przez dyrektora Centrum już na etapie przygotowywania projektu finansowego. Negatywna ocena celowości zaciągania zobowiązania, a co za tym idzie, dokonania wydatku, stanowi przesłankę odstąpienia od zamiaru realizacji zadania.
- W ramach kontroli wstępnej umów należy zwrócić uwagę, czy ustalenia w nich zaproponowane, a dotyczące kosztów są korzystne dla Centrum i mają pokrycie w planie finansowym.
- W razie ujawnienia nieprawidłowości w toku wykonywania kontroli wstępnej kontrolujący:
- zwraca niezwłocznie nieprawidłowe dokumenty pracownikowi, który je przygotował, z poleceniem wprowadzenia odpowiednich zmian lub uzupełnień;
- odmawia podpisania dokumentów nierzetelnych, nieprawidłowych lub dotyczących operacji sprzecznych z obowiązującymi przepisami;
3) zawiadamia jednocześnie o ujawnionym fakcie bezpośredniego przełożonego, który podejmuje decyzje w sprawie dalszego toku postępowania odpowiednio do wagi nieprawidłowości.
- Szczegółowe zasady przeprowadzania wewnętrznej kontroli finansowej zawarte są w , zakładowym planie kont, instrukcji obiegu, kontroli i archiwowania dokumentów księgowych oraz sposób prowadzenia gospodarki finansowej, w Centrum Usług Wspólnych w Brześciu Kujawskim.
§ 19
- Mechanizmy służące utrzymaniu ciągłości działalności w Centrum:
- działania będące następstwem analiz ryzyka;
- system zastępstw zapewniający ciągłość realizacji zadań określony w regulaminie organizacyjnym, zakresach obowiązków pracowników, upoważnieniach i innych dokumentach.
Informacja i komunikacja
§ 20
- Istniejący w Centrum system przekazywania informacji zapewnia osobom zarządzającym i pracownikom otrzymywanie informacji w odpowiedniej formie i czasie.
- Na poziomie Centrum organizowane są spotkania z pracownikami, podczas których omawiane są istotne problemy Centrum oraz sprawy dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej.
- Przepływ informacji wewnętrznej w Centrum odbywa się poprzez przekazywanie wiadomości pisemnie, ustnie, jak również drogą elektroniczną.
§ 21
- Dyrektor Centrum monitoruje skuteczność kontroli zarządczej i jej poszczególnych elementów.
- Wszyscy pracownicy Centrum przekazują dyrektorowi informacje, mające wpływ na ocenę i doskonalenie kontroli zarządczej.
- Dyrektor Centrum podejmuje środki zaradcze wobec wszelkich zaobserwowanych problemów w funkcjonowaniu kontroli zarządczej, w szczególności poprzez zmianę i aktualizację funkcjonujących procedur i regulaminów.
§ 22
- Raz w roku, w terminach ustalonych przez dyrektora Centrum pracownicy dokonują samooceny systemu kontroli zarządczej poprzez wypełnienie kwestionariusza samooceny kontroli zarządczej. Ankiety mogą być redagowane corocznie.
- Wypełnione kwestionariusze oceny, o których mowa w ust. 1, przekazywane są do dyrektora Centrum.
- W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w działaniu kontroli zarządczej lub zidentyfikowaniu możliwości poprawy sposobu jej funkcjonowania osoby dokonujące samooceny zobowiązane są do podejmowania działań naprawczych.
§ 23
- Wyniki monitorowania, samooceny oraz przeprowadzonych audytów i kontroli są podstawą oceny stanu kontroli zarządczej w Centrum.
- Ocena stanu kontroli zarządczej stanowi podstawę do oświadczenia cząstkowego o stanie kontroli zarządczej, sporządzanego przez dyrektora Centrum za poprzedni rok.
- Oświadczenie cząstkowe może zostać podpisane z jednoczesnym wskazaniem obszarów działalności, do których dyrektor Centrum ma zastrzeżenia. W takim przypadku, zastrzeżenia zostają wskazane wraz z opisem planowanych lub podjętych działań zmierzających do zniwelowania ryzyka lub słabości systemu.
- Wzór oświadczenia cząstkowego o stanie kontroli zarządczej w Centrum zawiera załącznik Nr 2 do niniejszego regulaminu.
§ 24
Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania.
treść regulaminu w wersji edytowalnej (Word): Regulamin kontroli zarzadczej 2019.docx (48,59KB)
załączniki w wersji edytowalnej (Word): Załączniki do Regulaminu kontroli zarządczej (36,71KB)
skan zatwierdzonego dokumentu: Regulamin kontroli zarządczej (5,49MB)
