Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 22/2023
Dyrektora Centrum Usług Wspólnych w Brześciu Kujawskim
z dnia 28 grudnia 2023 roku

NSTRUKCJA POSTĘPOWANIA Z PIECZĄTKAMI SŁUŻBOWYMI 
W CENTRUM USŁUG WSPÓLNYCH W BRZEŚCIU KUJAWSKIM
 

INFORMACJE OGÓLNE

§1.1. W jednostce używane są następujące pieczątki służbowe:

1. pieczątka firmowa;
2. pieczątki imienne;
3. pieczątki pomocnicze, niezbędne w pracy Centrum Usług Wspólnych a ustalone przez Dyrektora.

PRZEZNACZENIE PIECZĄTEK SŁUŻBOWYCH

§2. 1. Pieczątek  firmowych używa się do następujących  dokumentów:

1. zaświadczenia o pracy; 
2. pełnomocnictwa, upoważnienia;
3. pisma uwierzytelniające podpisy, odpisy, duplikaty;
4. inne dokumenty (o ile inne przepisy szczególne nie stanowią inaczej).

2. Pieczątki pomocnicze, przeznaczone do uproszczenia pracy biurowej, zastępują wpisywanie do formularzy (pism, druków) często stosowanych, powtarzających się tekstów.  

3. Obowiązującym kolorem tuszu w pieczątkach Centrum Usług Wspólnych jest kolor czerwony.

UPRAWNIENIA DO UŻYWANIA PIECZĄTEK SŁUŻBOWYCH

§3.1. Pracownicy, którym powierzono pieczątki firmowe i inne pieczątki odpowiedzialni są za ich przechowywanie i  prawidłowe używanie zgodnie z przeznaczeniem.

2. Pieczątki firmowe z adresem, numerem NIP oraz numerem REGON znajdują się w posiadaniu wyznaczonych  przez Dyrektora pracowników.  
3. Pieczątki imienne przysługują pracownikom, którym ze względu na rodzaj wykonywanej pracy są konieczne do realizacji zadań wynikających z zakresu czynności.

ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA PIECZĄTKI SŁUŻBOWE

§4.1. Pracownicy, którym powierzono pieczątki firmowe i inne pieczątki w celu wykonywania obowiązków służbowych, zobowiązani są do ich używania zgodnie przeznaczeniem, oraz do ochrony przed dostępem osób nieuprawnionych.  

2. Za pieczątki imienne odpowiadają ich użytkownicy.  
3. Zabrania się:
   1. odciskania pieczątek służbowych na niepodpisanych dokumentach, tj. in blanco,
   2. samowolnego dokonywania zmian w treści pieczątek.

4. Pracownik, z którym została rozwiązana umowa o pracę zobowiązany jest do rozliczenia się z pobranych i użytkowanych pieczątek. Fakt ten odnotowuje się w rejestrze pieczątek.

5. Podczas pracy pieczątki służbowe powinny znajdować się w miejscu dostępnym wyłącznie dla pracownika uprawnionego.

6. Po zakończeniu pracy pieczątki powinny być zabezpieczone w sposób uniemożliwiający dostęp osobom nieupoważnionym.

ZAMAWIANIE PIECZĄTEK SŁUŻBOWYCH

§5.1 Zamówienie na pieczątki służbowe składa osoba upoważniona przez Dyrektora zajmująca stanowisko referenta ds. administracyjnych.

2. Treść pieczątki imiennej winna być zgodna z zakresem obowiązków pracownika lub ze stanowiskiem pracy określonym w umowie o pracę.

3. Złożone zamówienie musi być zatwierdzone przez Dyrektora.

EWIDENCJA PIECZĄTEK SŁUŻBOWYCH

§6.1. Ewidencja pieczątek prowadzona jest w rejestrze pieczątek stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej procedury.

2. Referent ds. administracyjnych, po sprawdzeniu zgodności zamówienia, potwierdza na fakturze odbiór pieczątki i umieszcza adnotację: „Wpisano do rejestru pieczątek pod pozycją nr ……...”.

3. Przekazywanie, wydawanie i zwrot pieczątek służbowych odbywa się za pokwitowaniem odnotowanym w rejestrze pieczęci przez referenta ds. administracyjnych i pracownika.  

4. Rejestr pieczątek obejmuje wszystkie pieczątki jakimi posługują się pracownicy w Centrum Usług Wspólnych.  

ZAGINIĘCIE PIECZĄTEK SŁUŻBOWYCH

§7.1. W przypadku zagubienia lub kradzieży pieczątki służbowej osoba odpowiedzialna za pieczątkę służbową zobowiązana jest do niezwłocznego powiadomienia o tym fakcie Dyrektora na piśmie, z opisem okoliczności utraty.

2. Fakt zagubienia, kradzieży lub zniszczenia pieczątek służbowych pracownik ds. administracyjnych odnotowuje się w rejestrze pieczęci.

LIKWIDACJA PIECZĄTEK SŁUŻBOWYCH

§8.1. Zużyte, uszkodzone lub nieaktualne pieczątki służbowe pracownicy zwracają do referenta ds. administracyjnych, co zostaje odnotowane w rejestrze pieczątek.

2. Referent ds. administracyjnych przechowuje pieczątki służbowe do momentu ich likwidacji.

3. Likwidacji pieczątek służbowych dokonuje komisja ds. likwidacji pieczątek.

4. W skład komisji ds. likwidacji pieczątek wchodzą:

1. inspektor ds. kadr i płac,
2. inspektor ds. rachunkowości,
3. referent ds. administracyjnych.

5. Likwidacji pieczątek dokonuje się poprzez fizyczne zniszczenie, uniemożliwiające ich identyfikację i dalsze użycie:

1. części gumowych (np. pocięcie na kawałki),
2. automat – jeżeli uległ zniszczeniu należy umieścić w odpowiednich pojemnikach na odpady.

6. Z czynności likwidacyjnych sporządza się protokół stanowiący załącznik nr 2 do niniejszej procedury.

7. Zwrot i likwidacja pieczątek służbowych zostaje odnotowana w rejestrze pieczątek.

8. Wykaz likwidowanych pieczątek stanowi załącznik nr 3 do niniejszej instrukcji.

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

 §9.1. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej instrukcji decyzje podejmuje Dyrektor,

który jednocześnie sprawuje ogólny nadzór nad wdrożeniem i przestrzeganiem zasad określonych w instrukcji.

2. Instrukcja wchodzi w życie z dniem 03.01.2024 r.

DOCXZałączniki do Instrukcji postępowania z pieczątkami służbowymi (28,23KB)
 

skan zatwierdzonego dokumentu: PDFInstrukcja postepowania z pieczatkami sluzbowymi.pdf (1,26MB)