Instrukcja inwentaryzacyjna

Załącznik nr 1
do Zarządzenie Nr 5/2020 z dnia 18.02.2020

INSTRUKCJA  INWENTARYZACYJNA 

 §1. 
Postanowienia ogólne

1. Instrukcja określa zasady, tryb i metody przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów w Centrum Usług Wspólnych w Brześciu Kujawski oraz w jednostkach obsługiwanych przez Centrum Usług Wspólnych w Brześciu Kujawskim.
2. celem inwentaryzacji jest ustalenie faktycznego stanu pasywów i aktywów oraz:

a) doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem faktycznym,
b) rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im mienie,
c) dokonanie oceny gospodarczej przydatności składników majątku,
d) przeciwdziałanie nieprawidłowościom występującym w gospodarce majątkowej.

3. Na potrzeby inwentaryzacji teren CUW i jednostek uznaje się za strzeżony.

§ 2.
Metody, formy i terminy przeprowadzania inwentaryzacji

1. Inwentaryzacji podlegają:

a) metodą spisu z natury: 

• środki pieniężne w kasie,
• materiały, towary, produkty gotowe, półprodukty oraz pozostałe składniki obrotowe (za wyjątkiem składników rozdysponowanych i  wydanych do zużycia),
• środki trwałe i pozostałe środki trwałe, z wyjątkiem gruntów oraz środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony,
• stadniki aktywów będące własnością innych podmiotów.

b) metodą potwierdzenia sald:

• Środki pieniężne na rachunkach bankowych (w złotych polskich i w walutach obcych),
• należności (z wyjątkiem: należności spornych i wątpliwych, należności od pracowników, należności od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, należności publicznoprawnych oraz należności, o których mowa w § 5 ust. 3 instrukcji),
• powierzone innym podmiotom składniki aktywów.

c) metodą porównania stanów księgowych z odpowiednimi dokumentami (weryfikacji):

• grunty i środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony oraz prawa zaliczane do nieruchomości,
• wartości niematerialne i prawne,
• należności sporne i wątpliwe, 
• należności i zobowiązania wobec pracowników, wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych,
• należności, o których mowa w § 5 ust. 3 instrukcji,
• pozostałe aktywa i pasywa,
• inne aktywa i pasywa, jeżeli przeprowadzenie spisu z natury lub potwierdzenia sald z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe, a także wtedy, gdy w danym roku nie stosuje się metody spisu z natury.

2. Inwentaryzacja może być przeprowadzona w formie:

a) okresowej — zarządzanej przez dyrektora jednostki oświatowej — w terminie umożliwiającym ustalenie stanu aktywów i pasywów na dzień kończący rok obrotowy z częstotliwością:

• środki pieniężne w kasie, zgromadzone na rachunkach bankowych,
• na koniec każdego roku,
• materiały, towary, produkty gotowe, półprodukty oraz pozostałe składniki obrotowe objęte ewidencją ilościowo-wartościową - raz w ciągu 2 lat,
• środki trwałe, pozostałe środki trwałe, składniki aktywów będące własnością innych podmiotów, składniki powierzone innym podmiotom - raz na 4 lata,
• pozostałe aktywa i pasywa — corocznie w terminie od 1 października do 15 stycznia.

b) doraźnej - w przypadku:

• wystąpienia zdarzeń losowych,
• zmiany osób materialnie odpowiedzialnych,
• zlecenia przez uprawnione organy,
• zarządzenia dyrektora jednostki,
• zakończenia działalności,
• na dzień poprzedzający postawienie jednostki w stan likwidacji.

§ 3. 
Organizacja inwentaryzacji

1. Dyrektor CUW:

a) informuje do końca lutego każdego roku dyrektorów podległych  jednostek oświatowych o konieczności przeprowadzenia inwentaryzacji (wzór zarządzenia stanowi załącznik nr 1 do instrukcji);
b) dyrektorzy jednostek oświatowych wydają zarządzenia o przeprowadzeniu informacji oraz powołują komisję inwentaryzacyjną, w skład której mogą wchodzić księgowi z CUW (wzór zarządzenia stanowi załącznik nr 2 do instrukcji);

2. Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej jest odpowiedzialny za:

a) przestrzeganie terminów inwentaryzacji określonych w zarządzeniu Dyrektora oraz postanowień obowiązującej instrukcji,
b) podział obowiązków członków komisji inwentaryzacyjnej,
c) powołanie zespołów spisowych; w skład zespołów spisowych nie mogą. wchodzie: księgowi, osoby materialnie odpowiedzialne za spisywane składniki majątkowe, a także inne osoby niedające gwarancji obiektywności spisu,
d) przygotowanie poleceń przeprowadzenia spisu (w dwóch egzemplarzach) zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do instrukcji; po podpisaniu jeden egzemplarz pozostaje w dokumentacji inwentaryzacyjnej, a drugi otrzymuje dyrektor jednostki,  
e) organizacja prac przygotowawczych do przeprowadzenia spisu z natury, w tym przeprowadzenie szkolenia dla członków zespołów spisowych,
f) przekazanie kompletnej dokumentacji inwentaryzacyjnej do głównego księgowego,
g) wyjaśnienie zaistniałych różnic inwentaryzacyjnych w zakresie spisu z natury.

3. Główny księgowy jest odpowiedzialny za:

a) całość prac związanych z inwentaryzacja metodą potwierdzenia sald oraz metodą weryfikacji,
b) rozliczenie wyników inwentaryzacji i ujście w księgach rachunkowych.

4. Dyrektor jednostki jest zobowiązany:

a) do dostarczenia dokumentów do CUW będącymi w posiadaniu jednostki, na podstawie których księgowy dokonuje inwentaryzacji metodą porównania stanów księgowych z odpowiednimi dokumentami (weryfikacji), będącymi w posiadaniu jednostki,
b)  przed miesiącem, w którym ma nastąpić spis z natury:

• sprawdzić stan i oznakowanie składników majątkowych — podstawowych i pozostałych środków trwałych,
• ocenić przydatność poszczególnych składników majątkowych i odpowiednio zagospodarować,
• sprawdzić dokumentację w zakresie posiadanych bądź zlikwidowanych składników majątku i zweryfikować kompletność jej przekazania do CUW (zgodnie z odrębnymi przepisami),
• stany magazynowe ograniczyć do niezbędnego minimum.

§ 4. 
Inwentaryzacja metodą spisu z natury

1. Spis z natury jest podstawową metodą inwentaryzacji. Przeprowadzany jest przez zespoły spisowe, do obowiązków których należy:

a) zapoznanie się z instrukcją oraz udział w szkoleniu dla członków zespołów spisowych,
b) przeprowadzenie inwentaryzacji w jednostce i terminie określonym w poleceniu przeprowadzenia spisu,
c) pobranie arkuszy spisowych od przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, które stanowią wydruk z programu inwentarzowego,
d) zebranie oświadczeń od osób materialnie odpowiedzialnych za majątek jednostki przed rozpoczęciem i po zakończeniu inwentaryzacji - zgodnie z załącznikiem nr 3 do instrukcji,
e) dokładne i rzetelne przeprowadzenie spisu — w kolumnie „Uwagi" arkusza spisu z natury należy oznaczyć znakiem „V" jeżeli stadnik jest, a jeżeli go nie ma — należy wpisać słowo „brak"; jeżeli jakaś pozycja nie została ujęta w wydruku to należy dopisać; ustalona ilość należy wpisać w polu „Stan stwierdzony",
f) spisanie stadników aktywów będących własnością innych podmiotów na odrębnych arkuszach spisu z natury,
g) zbieranie wyjaśnień od osób materialnie odpowiedzialnych,
h) zaparafowanie każdej strony arkusza spisu z natury, a na ostatniej stronie — złożenie podpisów, w tym także przez osobę materialnie odpowiedzialną i dyrektora jednostki,
i) przekazanie kompletnej dokumentacji przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej.

2. Dyrektor jednostki oraz osoba materialnie odpowiedzialna:

a) przygotowuje składniki majątku do spisu w terminie określonym w zarządzeniu Dyrektora jednostki,
b) udostępnia i wskazuje członkom zespołu spisowego składniki majątku podlegającego inwentaryzacji,
c) uczestniczy w czynnościach inwentaryzacyjnych i udziela niezbędnych informacji członkom zespołu spisowego oraz komisji inwentaryzacyjnej,
d) zapoznaje się z dokumentacją inwentaryzacyjną oraz składa wymagane podpisy.

3. Jeżeli jednostka dzierżawi bądź użycza  innemu podmiotowi własne pomieszczenie wraz z wyposażeniem, to dyrektor jednostki zwraca się z pisemną próbą o potwierdzenie majątku posiadanego przez ten podmiot.

§ 5. 
Inwentaryzacja metodą potwierdzenia sald

1. Inwentaryzacji metodą potwierdzenia sald dokonują pracownicy CUW.
2. Księgowy generuje z systemu potwierdzenie salda (odcinki A i B), które podpisuje wraz ze swoim bezpośrednim przełożonym, z zastrzeżeniem ust. 3.
3. Na podstawie art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości inwentaryzacji nie podlegają salda należności, których wartość nie przekracza 200 złotych.
4. Jeżeli nie jest możliwe terminowe uzyskanie potwierdzenia sald poprzez potwierdzenie w sposób pisemny, faksem lub pocztą elektroniczną, należy potwierdzić saldo telefonicznie. W takim przypadku należy sporządzić z przeprowadzonej rozmowy notatkę służbową. Jeżeli salda nie można potwierdzić w żaden z wymienionych sposobów, to księgowy dołącza do dokumentacji kserokopię z pocztowej książki nadawczej i dziennika korespondencyjnego dokumentującego fakt wystania potwierdzenia salda.

§ 6.
Inwentaryzacja metodą weryfikacji

1. Inwentaryzacji metodą porównania stanów księgowych z odpowiednimi dokumentami (weryfikacji) dokonuje pracownik CUW we współpracy z dyrektorem jednostki.
2. Weryfikacji stanu ewidencyjnego składników na podstawie dokumentów źródłowych, wyjaśnienie ewentualnych różnic, ich rozliczenie i dokonanie związanych z tym zapisów w księgach rachunkowych należy do zadań księgowego CUW obsługującego jednostkę.
3. Z przeprowadzonej weryfikacji sald sporządzany jest protokół, uwzględniający uzyskane wyniki. Protokół, po podpisaniu przez osoby dokonujące weryfikacji, przekazywany jest głównemu księgowemu CUW celem zatwierdzenia. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 4 do instrukcji.
4. Ujawnione w toku weryfikacji sald różnice (nieprawidłowości, rozbieżności) pomiędzy stanem rzeczywistym, a stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych należy wyjaśnić oraz rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji 

§ 7. 
Postanowienia końcowe

1. Wyniki inwentaryzacji winny być potwierdzone pisemnie w formie protokołów weryfikacji, podpisanych przez osoby dokonujące inwentaryzacji oraz zaakceptowane przez kierownika jednostki.
2. W zakresie stwierdzonych podczas inwentaryzacji różnic wnioski co do sposobu ich rozliczenia ustala się na posiedzeniu komisji inwentaryzacyjnej po zakończeniu inwentaryzacji. Ostateczną decyzję o rozliczaniu różnic podejmuje kierownik jednostki.
3. Różnice ujawnione w drodze inwentaryzacji ujmuje się w księgach rachunkowych pod datą ostatniego dnia roku obrachunkowego.
4. Dokumenty inwentaryzacyjne przechowywane są w CUW przez okres 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą.
5. Sprawy nieuregulowane niniejszą instrukcją podlegają unormowaniu w drodze bieżących zarządzeń Dyrektora CUW. 

załączniki do niniejszej instrukcji w wersji edytowalnej: DOCXInstrukcja inwentaryzacyjna 2020_zalaczniki.docx (19,96KB)
skan zatwierdzonego dokumentu: PDFInstrukcja inwentaryzacyjna 2020.pdf (234,45KB)